项目档案精细化管理方案1

 一、工程档案管理的重要意义

  项目档案过程管理是为最终提交竣(交) 工资料,保证项目竣(交)工验收顺利通过而做准备的。工程档案是工程建设的真实记录,是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及设备养护、维修的依据,是改建、扩建和实施质量保修的重要凭证。

  同时,竣工资料凝聚着工程建设人员的智慧、心血和汗水,是施工技术、管理经验和科研成果的总结,是质量终身制可追溯的文字体现,质量保证资料为质量事故的分析,查找事故发生的根源,确定造成事故的责任人提供可靠真实的依据。因此强调质量保证资料的重要性,将有利于促进工程质量的提高。

  按照交通部颁发的《公路工程竣(交)工验收办法》的规定,档案的专项验收是竣(交)工验收的必须具备条件之一。

二、工程档案管理过程中普遍存在的问题及现状分析

  1、思想认识不足,责任不明确,导致档案管理工作的失控。

  2、工程划分、工程用表及编制办法不统一。从而使得过程中反反复复进行资料的整改,严重打击了施工单位对工程档案整理的积极性,同时浪费了大量的人力和物力,也耽误了竣工文件整理的时间,严重影响了竣工文件编制的顺利进行。

  3、资料收集难,导致项目档案不完整。由于公路项目建设周期长、参建单位多、参建各方进场时间跨度大,各参建单位档案资料管理人员意识和素质参差不齐,导致档案收集难。

  4、交接手续不完善或移交不及时。有的项目竣工二、三年也没有把竣工文件移交上来,以致于档案的缺断。

  5、档案部门、工程技术部门的监督、检查、指导不够。

  6、竣工图编制不规范、竣工文件编制质量较差,档案验收难。主要表现在内在质量和规范性,导致竣(交)工时档案不能通过专项验收,从而导致竣工文件的大量返工,影响计划竣(交)工时间。

  缺少采用信息化的管理手段,不能适应信息化要求,资料利用率低,保管、查询与检索困难等问题。

三、解决方法与措施

  1、从工程项目立项抓起是做好竣工工作的前提;

  2、建立健全资料管理制度是做好档案工作的基础;

  3、运用合同管理手段是做好竣工档案工作的重要保证;

  4、竣工文件整编列入进度计划是“同步”完成项目档案的有效措施;

  5、严格把住竣工验收关,使工程竣工档案发挥凭证作用;

  6、实行信息化管理实现竣工资料电子化管理,提高竣工资料的利用价值;

  7、聘请专业咨询单位介入,以确保竣工资料的保质保量按期完成。

四、实行咨询服务模式能达到的效果

  能做到标准统一,能保证资料的内在质量和规范性,能做到资料与工程进展的同步进行;

  能在交工验收时完成各单位、分部、分项工程的各种质量检验资料(施工记录、评定资料、监理平行资料);

  能在通车后3-4个月之内完成竣工资料的整理和编制工作(包括案卷、卷内目录整理及竣工档案的装订等工作);

  能达到工程档案电子化、可视化管理。提高档案的利用价值,提升项目管理工作质量。

五、咨询单位具体服务内容:

  协助业主建立档案管理相关办法,健全档案体系。

  协助业主进行档案培训工作(业主、监理、施工单位)。

  协助监理单位制定工程施工用表。

  指导施工单位建立工程划分、施工文件台帐。

  负责施工、监理单位资料的数量、质量的检查,指导施工、监理单位形成竣工资料。根据工程划分台帐、施工文件台帐以及工程的实际施工情况,严格把关每一个分项工程资料的整理,对不符合要求的资料及时进行整改。

  负责竣工图编制的指导工作,在施工过程中,根据工程的实际施工进展情况和变更情况,及时指导施工单位进行竣工图的整理,做到每完成一个分项工程即整理完成本分项的竣工图。

  制定竣工资料整理进度情况表,及时汇报工作进展。

  负责软件系统使用的培训与维护。

  指导各单位进行档案的归档工作。

  指导、协助业主组织档案的专项验收工作。

 

 

咨询部

2011年12月16